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mercredi 27 octobre 2010

5 conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions

Voici 5 conseils faciles à mettre en pratique et que je considère comme fondamentaux, à tester pour vos prochaines réunions :



1. Définissez l’objectif de la réunion précisément 

Ce conseil de bon sens peut sembler une évidence, pourtant combien d’entre nous se sont déjà posés la question “que fais-je dans cette réunion”? Commencez par vérifier que cette réunion est bien nécessaire. Si oui, vous poser cette question vous permettra d’en déterminer le style : information, brainstorming, prise de décision. Définissez un ordre du jour précis et prévoyez la durée adaptée.

2. Définissez le rôle de chaque participant

En établissant la liste de chaque participant, demandez-vous ce que chacun doit apporter et recevoir dans le cadre de cette réunion. Si, en établissant la liste, vous constatez qu’une personne est hors sujet, ne la dérangez pas pour rien. Chacun doit savoir parfaitement ce qu’il vient faire dans votre réunion.

3. Choisissez une belle salle

Ne lésinez pas sur les questions matérielles. J’ai rarement vu des participants se plaindre que la salle de réunion est trop confortable. L’inverse est souvent vrai. Si vous comptez faire un brainstorming, prévoyez de la place, des feutres, des posts-its et des paper boards. Pour une réunion d’information ou de prise de décision, pensez à réserver un projecteur. D’autre part, vos participants sont sensibles au lieu : si vous pouvez vous le permettre, une belle salle avec vue favorise la motivation, la créativité et l’échange, nettement plus qu’un local au sous-sol ;)

4. Rédigez une convocation pertinente et motivante

Dans la convocation, décrivez clairement l’objectif et vos attentes, afin que les participants puissent se préparer. Prévenez les participants suffisamment longtemps à l’avance (au moins une semaine) et donnez-leur des indications personnalisées. Ainsi, ils seront au top lors de la réunion. Idéalement, chacun doit préparer une petite contribution.

5. Envoyez le compte-rendu le soir même

Une réunion sans compte-rendu, c’est comme si elle n’avait pas eu lieu. Si vous êtes pressé par le temps, le compte-rendu doit contenir au strict minimum : l’objectif, la date, la liste des participants et le plan d’action ou la liste des décisions qui ont été validées. S’il s’agit d’un brainstorming, photographiez les paperboards ou les tableaux, et joignez-les à votre compte-rendu. Vous économiserez ainsi un temps précieux. Dernier point, en élaborant le plan d'action, de nouveau pensez bien à chaque participant, afin de répartir les actions équitablement. "Chacun doit partir avec un petit souvenir" ;)

Et vous, quels sont vos trucs pour réussir vos réunions?

1 commentaire:

  1. De sages conseils !
    Je rajouterais un point : l'organisateur a intérêt a venir avec un schéma clef qui montre sa vision du sujet et qui servira à la fois de point de départ et d'échange afin que tout le monde ait la même vision et parle le même langage. Un simple schéma est souvent mieux qu'une longue présentation soporifique.
    Par ailleurs (en rapport avec le conseil N°2) il est important de dire clairement pendant la réunion qui prend quelle action.

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